cách phát hiện nhân viên gian lận như thế nào? Xem xét hóa đơn thường xuyên, hiểu rõ về kết toán và kiểm tra số tiền hàng giúp bạn đề phòng nhân viên biển thủ công quỹ.

Có những cách phát hiện nhân viên gian lận như thế nào?

Bạn là chủ điều hành một doanh nghiệp, bạn lo sợ nhân viên làm việc không được minh bạch, thường xuyên thâm hụt công quỹ. Vậy có những cách nào để có thể nhận biết nhân viên đang gian lận? Trên thực tế dựa trên nhiều phương thức kiểm tra khác nhau, bạn sẽ dễ dàng biết được nhân viên của mình có gian lận hay không. Hãy cùng Thám Tử Tư T&T Sài Gòn tìm hiểu những cách phát hiện nhân viên gian lận trong bài viết dưới đây.

Kiểm tra hóa đơn giữa các bộ phận có trùng khớp không

Thông thường, cách phát hiện nhân viên gian lận đơn giản nhất chính là kiểm tra hóa đơn của các bộ phận có sự trùng khớp hay không. Ví dụ, hóa đơn mua nguyên vật liệu gồm có số nguyên liệu cụ thể, có thể sử dụng trong khoảng 1 tuần nhưng mới chỉ 5 ngày mà nguyên liệu đã hết. Điều này, các bạn cần phải xem lại quá trình làm việc của nhân viên.

Dựa vào tệp khách hàng để có thể phát hiện nhân viên gian lận

Dựa vào tệp khách hàng để có thể phát hiện nhân viên gian lận

Trường hợp khác, khách hàng mua hàng nhưng không cần in hóa đơn, nhân viên trong quán bạn đã xóa đơn hàng đó đi, lấy tiền và mua bù nguyên liệu lại. Cách làm này nếu chỉ làm 1 – 2 lần thì rất khó phát hiện. Theo thời gian, gian lận ngày càng nhiều, bạn sẽ dễ dàng nhận ra việc gian lận của nhân viên.

Bạn có thể dễ dàng giải quyết vấn đề này bằng cách phân công công việc rõ ràng cho từng nhân viên. Những nhân viên nào sẽ chịu trách nhiệm order đồ từ khách hàng, nhân viên nào chịu trách nhiệm nhập hóa đơn và in hóa đơn.

>>> Dịch vụ điều tra gian lận thương mại cần thiết cho các công ty kinh doanh.

Kiểm tra số tiền hàng 

Nhiều nhà hàng, quán café thường sử dụng két tiền đi liền với những máy in hóa đơn nhưng lại không có nhân viên thu ngân. Vì vậy, bất cứ ai cũng có thể sử dụng két tiền của quán. Đây là lỗ hổng lớn khiến cho số tiền hàng bị thiếu hụt. Nếu bạn kiểm tiền mỗi ngày những nhận thấy số tiền hàng bị thiếu thì điều này có thể cho thấy sự nhầm lẫn trong khâu bán hàng. 

Tuy nhiên, nếu trường hợp này thường xuyên xảy ra thì bạn cần phải xem lại quá trình của nhân viên. Liệu rằng trong đội ngũ nhân viên quán có ai gian lận hay không dẫn đến thâm hụt tiền thường xuyên như vậy.

Kiểm tra số tiền hàng mỗi ngày để tránh trường hợp bị nhân viên gian lận

Kiểm tra số tiền hàng mỗi ngày để tránh trường hợp bị nhân viên gian lận

Bên cạnh việc thâm hụt tiền, cũng có những trường hợp thừa tiền, vấn đề này xảy ra thường là do nhập thiếu hóa đơn hoặc trong quá trình tính tiền có sự tính toán sai lầm.

Giải pháp tốt nhất cho vấn đề này chính là bạn nên thuê riêng thu ngân cho cửa hàng, quán ăn của mình. Nhân viên thu ngân sẽ nhận trách nhiệm chuyên thu tiền và xuất tiền tiêu dùng cần thiết trong quán. Nhờ vậy, việc quản lý chi tiêu trong quán và tiền hàng sẽ chính xác hơn rất nhiều.

>>> Điều tra hình sự là gì? Thẩm quyền và bản chất của điều tra hình sự.

Hiểu rõ kế toán và các phần mềm bảo mật

Đa phần việc biển thủ gian lận thường sẽ ra việc giám sát kế toán lỏng lẻo, sổ sách không có sự thống nhất. Điều này khiến cho nhân viên dễ dàng giữ lại tiền mặt và phiếu thu trong một số trường hợp dễ dàng thâm hụt. Vì vậy, cách phát hiện nhân viên gian lận dễ dàng nhất chính là bạn phải biết rõ về sổ sách kết toán và cách thức ghi sổ. Nhờ đó, các bạn sẽ dễ dàng kiểm tra thông tin kế toán và đảm bảo không có gì sai sót.

Nếu bạn không giỏi về các con số thì có thể yêu cầu kế toán hướng dẫn cho bạn biết cách đọc sổ sách kế toán hoặc tham gia khóa học nào đó. Bạn không nên trông cậy vào bất cứ ai để thay bạn kiểm tra sổ sáng mà nên dựa vào chính mình.

Ngoài việc hiểu rõ về kế toán, việc bảo mật phần mềm kế toán tuyệt đối không được lơ là. Tốt nhất không nên sử dụng máy tính có chứa sổ sách kiểm toán nối mạng nội bộ. Hãy chắc chắn rằng mật khẩu máy tính, mật khẩu sổ kết toán luôn thay đổi thường xuyên để đảm bảo tính bảo mật.

Hiểu rõ kế toán và phần mềm bảo vệ giúp bạn hạn chế tình trạng nhân viên gian lận

Hiểu rõ kế toán và phần mềm bảo vệ giúp bạn hạn chế tình trạng nhân viên gian lận

>>> Trốn thuế bị xử lý ra sao? Những hành vi trốn thuế bị xử lý hình sự.

Trường hợp đang sử dụng sổ viết tay thì hãy cất chúng ở những vị trí mang tính bảo mật cao và giữ gìn chìa khóa cẩn thận. Nhờ vậy, nếu có bất cứ đối tượng nhân viên nào gian lận thì bạn cũng dễ dàng nhận ra thông qua sổ sách kết toán.

Bên cạnh đó, kiểm tra sổ sách thường xuyên cũng là cách phát hiện nhân viên gian lận và đề phòng đơn giản nhất. Việc kiểm tra nên tiến hành theo chu kỳ và không báo trước để tránh trường hợp che giấu hành vi ăn cắp. Nhờ vậy, đội ngũ nhân viên trong công ty sẽ không dám tiến hành biển thủ công quỹ hay thâm hụt ngân sách. Điều này sẽ giúp bạn yên tâm hơn trong quá trình kinh doanh và kiểm toán cuối kỳ tránh sai lầm.

Như vậy, bạn đã cách phát hiện nhân viên gian lận đơn giản và dễ dàng trong công ty, doanh nghiệp hay quán ăn, quán café. Việc phát hiện nhân viên gian lận càng sớm sẽ giúp bạn giải quyết được vấn đề nhanh chóng. Điều này rất có lợi trong quá trình kinh doanh.